Osoby prowadzące działalność gospodarczą, bez względu na jej profil, często zastanawiają się, czy gromadzone w ich firmie dokumenty w wersji elektronicznej, również podlegają procesowi utylizacji. Według obowiązujących norm utylizacja nośników danych jest tak samo ważna, jak proces niszczenia dokumentów tradycyjnych w wersji papierowej. 

Dokumenty elektroniczne w filmie- jak nimi gospodarować? 

W dobie digitalizacji większość danych nagrywana jest na nośniki elektroniczne. Mogą to być pendrive’y, pamięć zewnętrzna, dyski twarde, a także dyski zapasowe. To sprzęt peryferyjny, który używany jest przez większość przedsiębiorstw, działających w Polsce, bez względu na ich branżę. Elektroniczne nośniki danych stanowią doskonałe rozwiązanie, ponieważ umożliwiają one przechowywanie w jednym miejscu ogromnej ilości informacji, bez względu na ich rozmiar czy też formę. Mogą to być wykresy, tabele, tekst pisany bądź też inne grafiki. Dokumenty elektroniczne, podobnie jak klasyczne materiały papierowe, również podlegają procesowi niszczenia nośników danych. Jest on obwarowany przepisami prawnymi, w tym RODO. Dlatego też przedsiębiorcy powinni dołożyć wszelkich starań, aby zutylizować nośniki danych w taki sposób, by działanie to było zgodne z normami. Obszar cyfrowych nośników danych ma własne regulacje, dotyczące bezpieczeństwa ich przechowywania, a także niszczenia. Dane zawarte na wyżej wymienionych nośnikach, muszą być zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem, upowszechnianiem, zmianą, trwałą modyfikacją lub utratą. Błędem przekonaniem jest, że oczyszczenie dysków twardych czy pendrive zwalnia przedsiębiorców z przymusu utylizacji elektronicznych nośników danych. 

Zabezpieczenie i niszczenie elektronicznych nośników danych

Należy pamiętać, że cyberprzestępcy to wykwalifikowani specjaliści, posiadający ogromne umiejętności, jak również na bieżąco aktualizowaną wiedzę z zakresu informatyki. Osoby te dopuszczają się przestępstw komputerowych, jak również wchodzą w posiadanie danych firmowych zawartych na nośnikach. Dlatego też każdy przedsiębiorca powinien zadbać o utylizację nośników danych, bez względu na ilość tych produktów i rodzaj materiałów, znajdują się na wyposażeniu firmy. Nośniki te powinny być utylizowane w wyspecjalizowanych w przedsiębiorstwach, oferujących tego typu usługi. W przypadku, gdy firma dysponuje sporą ilością materiałów w formie elektronicznej w tym optycznej lub magnetycznej, powinna ona nawiązać trwałą współpracę z podmiotami, których zadaniem jest utylizacja firmowych nośników danych. Jednostki te dysponują odpowiednią flotą pojazdów i przeszklonymi pracownikami, gwarantującymi pełne bezpieczeństwo w trakcie transportowania nośników danych do utylizacji. Gromadzone latami pendrive bądź też dyski twarde nie powinny być przechowywane przez tak długi okres. Dlatego też po upływie określonego czasu, należy zniszczyć je w sposób zgodny z prawem. 

Jak skutecznie zniszczyć elektroniczne nośniki danych w firmie? 

Dyski CD i DVD można niszczyć przy pomocy specjalnie dobranego parku maszynowego. Są to niszczarki zgodne z RODO. Urządzenia te można dopasować do ilości posiadanych dysków CD i DVD. Dzięki temu można pozbyć się tych produktów, zawierających poufne dane. Niszczarki do dysków CD i DVD, zgodne z RODO, nie poradzą sobie jednak z kasetami, z taśmami magnetycznymi, dyskami twardymi, a także kartami pamięci, chipami, dyskami SSD czy mobilnymi urządzeniami telekomunikacyjnymi. Wyżej wymieniony sprzęt peryferyjny powinien być utylizowany przy pomocy wyspecjalizowanych technik. Utylizacja elektronicznych  dokumentów firmowych polega także na zniszczeniu slajdów, klisz i mikrofilmów, stanowiących podstawowe wyposażenie danej firmy. Niszczenie nośników elektronicznych w przedsiębiorstwie wymaga zastosowania do tego celu metody mechanicznej. Wówczas ma się pewność, że materiały te zostały trwale zniszczone, a ich ponowny odczyt jest całkowicie niemożliwy. Mechaniczna utylizacja elektronicznych nośników danych jest najskuteczniejszym rozwiązaniem. Należy pamiętać, że transport tych materiałów odbywa się z zachowaniem wszelkich procedur bezpieczeństwa, aby produkty te nie przedostały się w niepowołane ręce. 

Specjalna utylizacja elektronicznych nośników danych ma na celu całkowite uszkodzenie tych materiałów firmowych. Dzięki temu ma się 100% pewność, że zawarte w nich dane zostały całkowicie utracone i nie mogą zostać wykradnięte lub odzyskane. 

źródło: https://niszczeniedokumentow.eu/